隨著以電腦為中心的多媒體技術的普及和提高，給會議工作帶來了新的手段和方法，尤其是近幾年，視頻會議、遠程教學等可視化信息技術在會議室領域得到廣泛應用，多媒體會議室以其功能的多樣性（如現場會議、學術報告、培訓教學等）得到迅速普及。 在多媒體會議室里不管是作報告、總結、匯報 、介紹產品等等，用電腦互動操作的圖、文、聲、影、畫展示，充分調動了與會者的感官知覺，大大提高了會議效果。可以說，多媒體在辦公領域中，特別適合我國國情需要，也越來越體現出它的優勢。

    以前的會議室是“講臺放幾支麥克風/墻上掛幾支大喇叭，領導就作報告，聽眾紙筆紀錄。”這種落后的會議模式遠遠不能滿足現在高速交流的信息時代對會議系統的要求。 大家要知道，一個標準的多媒體會議室至少應包含計算機系統、投影顯示系統、A/V系統、房間環境系統等幾個部分。計算機系統包括臺式機、筆記本、服務器等，用于進行教學、培訓、演示以及控制。投影顯示系統由投影儀、視頻展示臺、投影屏幕等組成，完成展示靜態圖片或活動視頻等圖文信息的大屏幕顯示。A/V系統完成視音頻信號的采集、播放和切換，主要包括攝像設備（如攝像機），顯示設備（如電視機、顯示器），傳聲設備（如有線話筒、無線話筒），擴聲設備（如功放、音箱、調音臺），播放設備（如DVD、錄像機、卡座），信號切換設備（如視音頻矩陣）等。房間環境系統主要指房間的可調燈光（如白熾燈、日光燈）和電動窗簾等，完成對整個房間環境、氣氛的改變，以適應當前的需要。

    隨著這些幻燈機、投影機、錄像放像設備、擴聲器材等各類電子會議設備大量進入會議場所，多媒體會議室的要求就越來越高。而在會議過程中往往不能將這些設備最充分地發揮，需要會議工作人員手工操作，常常會因各類設備的頻繁切換、環境的按需控制導致這些工作人員手忙腳亂，這樣不僅降低了會議效率，還給會議的保密性帶來諸多問題。那怎么配置一個好的多媒體會議室呢？這的確要下很大的工夫，筆者有幸參與了一間多功能會議室的方案設計、設備采購以及施工安裝，現在與大家分享部分經驗，希望能給經常接觸多功能會議室的朋友一些經驗及使用技巧上的幫助。